Come gestire al meglio una richiesta di preventivo?

Qualche tempo fa avevo deciso di passare un fine settimana in un agriturismo con spa. Ovviamente ho iniziato cercando online, ho poi chiesto anche ad amici e parenti se avevano dei consigli da darmi ed inoltre già avevo in mente delle strutture perché famose o particolarmente conosciute in zona. 

Alla fine ero riuscita ad ottenere una rosa di possibili candidati, diciamo così, che ho iniziato a contattare direttamente per ricevere un preventivo. 

Ora, chi mi conosce sa quanto io possa essere meticolosa, e non mi azzarderei mai a mandare un’email confusa dove non si capisca quello che voglio. Ho infatti inviato un’email con le due date in cui avrei potuto viaggiare, che cosa mi interessava, ovvero un pacchetto mezza pensione + accesso spa + trattamenti ed ho aspettato le risposte. 

Una struttura, quella che in realtà, così sulla carta mi sembrava migliore, mi ha risposto un paio di giorni dopo chiedendomi di sentirci al telefono. In quel momento ero in viaggio per lavoro, una riunione dopo l’altra e ho risposto che sarebbe stato difficile per me incastrare una chiamata, seppur breve, anche perché quello che avevo da dire l’avevo già incluso nell’email. La struttura ha comunque insistito e quando ci siamo sentiti per telefono non mi ha dato nessuna informazione in più di quello che avevo trovato sul sito, non mi ha chiesto niente di più di quello che avevo già scritto per email, infatti io mi sono ritrovata a dire quasi parola per parola quello che avevo scritto e quando la chiamata è terminata io sono rimasta perplessa sull’utilità di questa chiamata e del perché avessero voluto farmi perdere tempo quando chiaramente io in quel momento ne avevo ben poco a disposizione. Dopo ho poi ricevuto il preventivo come documento Word allegato ad un’email. Io non avevo Word perché non ho un computer Windows, ma sono comunque riuscita ad aprirla perché comunque non è difficile, ma se l’avessi letta dal telefono sarebbe stato abbastanza scomodo perché il testo rimane molto piccolo e si deve ingrandire e rimpicciolire frase per frase. Inoltre era evidente che il documento era stato realizzato in fretta e in furia, con frasi copiate e incollate senza grande coerenza.

Alla fine, a parità di prezzo e di offerta, ho scelto un’altra struttura.

Perché? Perché mi hanno risposto alla mia richiesta di preventivo velocemente e sul mezzo da me scelto per contattarli, l’email, scrivendomi nel corpo dell’email il prezzo e che cosa era incluso molto chiaramente.

Le offerte erano davvero simili, così come le strutture, ma l’altra non si era presentata così bene come quella che ho scelto nelle prime interazioni che abbiamo avuto e quindi io ne ho preferita un’altra. 

Ti racconto i fatti miei per farti capire quanto possa essere importante comunicare con il cliente, dall’inizio alla fine. 

Pensa proprio al mio caso, un potenziale cliente ti ha già trovato (e questo è già un enorme passo avanti) e contattato per prenotare (altro passo in avanti) ma non l’ha fatto perché la richiesta non è stata gestita bene. 

Sia che tu abbia già un’attività avviata o stia per aprirne una, sapresti dirmi, senza pensarci tanto, come comunichi (o comunicherai) con i clienti prima del viaggio? 

Se prima di concludere una prenotazione, hai scambiato con il potenziale cliente decine di email, messaggi Whatsapp e ricevuto numerose chiamate e non riesci più a tener traccia delle richieste è forse giunta l’ora di stilare delle linee guida. 

In una situazione ideale, queste linee guida fanno parte di un più ampio piano di comunicazione, che non è altro che un documento che spiega come comunichi con i tuoi clienti in tutte le varie fasi del loro viaggio.

Quindi, come gestire al meglio una richiesta di preventivo? Ecco qualche consiglio di base, parlerò nello specifico di hotel ma si applica anche ad altre attività: